Для начала, хочу обратить ваше внимание на обычные рекомендации по восстановлению учета, которые можно встретить повсеместно:

• как правило они сложны тем, что для их понимания нужны специфические познания. А бухгалтер – это представитель той профессии, в которой большинство обычных людей мало что понимает, и что зачастую подталкивает этого самого бухгалтера к вольному или невольному манипулированию мнением своего руководства в своих интересах. Насколько я знаю, что по силе такого манипулирования бухгалтеры уступают разве что программистам;
• не подсказывают где взять чудесного специалиста, который все приведет в порядок и как оценить полученный результат непрофессионалу;
• не позволяют определить оправданы ли затраты, которые требуются (а они в большинстве случаев высоки) и что будет, если учет не восстановить;
• не дают советов как сэкономить на восстановлении, если уж без него не обойтись;
• большинство рекомендаций ориентированы только лишь на самих бухгалтеров и нисколько не помогают руководителям, которые в итоге несут всю ответственность и за учет, и за налоги.

По порядку и простым языком

Учета у нас все-таки два: бухгалтерский и налоговый. Как вести бухгалтерский – указывает закон о бухучете и многочисленные положения по бухгалтерскому учету, инструкции и т.п., которые «производит» Министерство Финансов. Обязанность вести налоговый учет закреплена в Налоговом кодексе, а также все в тех же инструкциях МинФина и Федеральной налоговой службы.

И бухгалтерский и налоговый учет строится на первичных документах (например, накладные, кассовые документы и т.п.), которые затем заносятся в регистры бухгалтерского и налогового учета (сегодня практически всегда используют программный продукт, например, 1С Предприятие), а затем на основании введенных данных формируют бухгалтерскую и налоговую отчетность, которая впоследствии предоставляется заинтересованным лицам: налоговой, органам статистики, акционерам и учредителям.

Все выше названные документы предприятие должно хранить. Сроки хранения утверждает МинКульт (никак не могу понять, почему именно он) и они разнятся от 3-х до 50-и лет (есть даже документы, которые надо хранить вечно). Кстати, верхняя планка поменялась не так давно, ее снизили с 75-и до указанных 50-и лет (какое облегчение!). Если фирма столько не просуществует – документы с не истекшим сроком хранения надо сдать в архив (есть государственные и частные), что стоит денег, и многие, особенно малые предприятия эту норму закона не соблюдают. Да и к ответственности за такие нарушения, как правило, никого не привлекают. Но это пока. Тенденция на ужесточение законодательства очевидна и эти нормы закона, и законодатели и правоприменители, захотят «оживить» серьезными санкциями.

Раз вы читаете эту статью, значит с бухгалтерскими документами вашей компании не все хорошо, и у вас есть понимание, что учет надо восстанавливать.

Рассмотрим пошагово, что делать:

Шаг 1. Проверяем, что отсутствует

• Первичка.
• Регистры учета, бухгалтерская программа.
• Отчетность (бухгалтерская и налоговая).

Шаг 2. Находим профессионала
Ищем специалиста на восстановление учета. Из моего опыта могу сказать – тот, кто развалил учет (чаще это штатный бухгалтер, иногда с позором сбежавший из фирмы, бросив документы «как есть») поправить толком ничего не сможет. Но помощь бывшего бухгалтера может быть очень полезна специалисту по восстановлению, поскольку бывший является носителем ценной информации, без которой учет восстанавливать будет сложнее и дольше по времени. Вывод – если есть возможность привлечь бывшего бухгалтера к сотрудничеству – привлекаем.

Специалист, который будет восстанавливать учет стоит априори дороже развалившего. Вот с этим придется смириться, но минимизировав затраты на специалиста (кризис все-таки). Минимизировать можно следующим образом. Договаривайтесь, что все несложные процедуры возьмут на себя ваши штатные работники, естественно под контролем привлеченного специалиста.

К несложным я бы отнес сбор утерянной первички, общение с контрагентами для получения дубликатов, актов сверок, обращение в банк за получением полной информации по движению по расчетному счету и т.п. Работа длительная, муторная, но без нее никуда. Но это работа не сложная и под силу работникам среднего уровня.

Шаг 3. Составление плана работы
Определив, что именно нужно восстановить, просим специалиста предоставить план-график выполнения работ с указанием сроков. Данные сроки очень примерные и могут отличаться от приведенных в зависимости от запущенности учета. Средние сроки (для небольшого предприятия):

• восстановление первички – от 2-х недель до одного месяца, а иногда и больше, если есть иногородние контрагенты;
• восстановление регистров (перепроведение первичных документов) – до месяца;
• формирование отчетности и при необходимости представление исправлений в налоговую – еще один месяц.

Шаг 4. Восстановление первичных документов
Первичка. Смотрим, какая есть и что отсутствует (анализируя имеющуюся информацию, например, из банка и т.п.). Запрашиваем дубликаты у контрагентов. Внутренние документы (например, по учету труда и зарплаты) готовим сами. Обязательно проводим инвентаризацию.

Шаг 5. Заводим недостающие документы в бухгалтерскую программу
Перепроводим документы в бухгалтерском учете. Если восстанавливаемый учет не совсем плох, можно ограничиться проведением «точечных» исправлений, что упростит и ускорит процесс. Эту работу необходимо чтобы делал специалист (обязательно!). Бывают случаи, когда один горемыка ошибки совершает, а другой, приглашенный на его место, пытаясь их исправить, совершает новые, поверх старых. Вот после такого бывает, что бессильны даже опытные специалисты, либо затраты на их работу столь велики, что теряется смысл в восстановлении.

Шаг 6. Анализируем расхождение с ранее сданной отчетностью
Анализируем, что получилось после перепроведения документов и внесения необходимых исправлений. Как соотносятся вновь полученные данные с представленными ранее в налоговую. Если они в принципе представлялись (если нет – тема для отдельной большой статьи с анализом сопутствующих рисков). Профессионал в процессе работы обязательно будет отслеживать, как будут меняться итоговые показатели и рекомендовать различные процедуры, ведущие к минимизации расхождений с ранее сданной отчетностью. Причем будет советоваться с вами и объяснять плюсы и минусы своих предложений. Профессионал будет делать это всегда, объясняя риски каждого решения. Непрофессионал же просто перепроведет документы и поставит вас в известность сколько налогов вам надо доплатить, совершенно не переживая, что объявленная сумма налогов может вас попросту разорить.

К серьезной доплате, как правило, приводит то, что не все первичные документы удается восстановить. И их в уменьшение дохода, и НДС с них к вычету поставить не удастся – такова вполне законная позиция налоговых органов, а вот доход в полной мере им, налоговикам, определить легко по запрошенным выпискам из банков, данных контрольно-кассовой техники и полученной информации у ваших контрагентов.

Шаг 7. Готовим исправленную отчетность и представляем в налоговую
Вносим исправления в учет и формируем правильную бухгалтерскую и налоговую отчетность. Самый творческий процесс. Вот здесь специалист, приглашенный вами, должен, внося исправления, максимально аккуратно просчитать риски и минимизировать ваши финансовые потери. В общем виде, если предприятие малое, ситуация обстоит так:

• бухгалтерская отчетность – если ошибки не существенны корректировки можно внести текущим годом. Исправлять ранее представленную отчетность не придется;
• налоговые декларации – если корректировки привели к увеличению налогов в прошлом, то придется сдавать исправленные декларации периодом совершения ошибки. Если исправления привели к переплате налогов ранее, то исправленные декларации можно и не сдавать.

Если ваше предприятие не относится к малым, то исправление бухгалтерских ошибок сильно усложняется в зависимости от того какая ошибка (существенная или нет), когда ошибка обнаружена (до или после окончания финансового года, до или после подписания отчетности, до или после утверждения годового отчета акционерами). С декларациями же отличий в зависимости от величины предприятия нет. Самое главное заключается в том, что, если вы сами, до назначения вам выездной проверки, выявили ошибки, доплатили налоги и пени, внесли необходимые исправления в учет и отчетность, от санкций вы будете освобождены.

Частный случай: если учет восстановить невозможно?

В теории восстановить учет можно всегда. Вопрос только в величине времени и средств необходимых для этого. Если видите неразумность затрат – можно и не восстанавливать, но просчитывайте риски.
Внимание! Настоятельно не рекомендую оставлять фирму с задолженностью перед бюджетом. Ответственность велика, вплоть до уголовной.

Если фирма пустая, сдает нулевую отчетность, то ее можно ликвидировать. Процедура трудоемкая и долгая (до года), но надежная. Если «пустую» фирму просто бросить, то налоговики по закону смогут ее ликвидировать сами, если у вас долгое время не будет хозяйственных операций, оборотов по счетам и не будет представляться отчетность. Но этот вариант не совсем соответствует закону.
Иногда мне встречались ситуации, когда предприниматели, принимали решение учет не восстанавливать, объясняя решение тем, что бухгалтерская документация отсутствует по уважительным (с их точки зрения) причинам – пожар, потоп, иное стихийное бедствие, кража. Это объективная причина для всех, кроме фискальных органов. И судебная практика на стороне налоговиков. Максимум, что вам может дать ссылка на подобную причину – отсрочка при затребовании документов налоговиками, например, при выездной налоговой проверке.

Еще не стоит забывать, что у налоговиков есть право при непредставлении вами документов, они могут произвести налогообложение «по аналогии». Фактически это означает, что вам могут вменить налоги, рассчитав их величину на основании данных, полученных от предприятия аналогичных вашему. Судебная практика разная. Победить налоговую службу удается, если можно доказать, что для сопоставления взято предприятие не аналогичное вашему.

Выводы

Если есть ошибки в учете, отсутствуют документы – учет лучше восстановить. Приглашать рекомендуется специализированную фирму или специалиста, который имеет опыт работы в аудиторских и консалтинговых фирмах и практический опыт по восстановлению бухгалтерского и налогового учета в областях аналогичных вашей. Если вы примите решение не восстанавливать учет, оставить «все как есть» проконсультируйтесь с налоговым юристом о возможных правовых последствиях такого решения.

Инна Пелевина, руководитель департамента
бухгалтерского учета и налогового планирования компании «КПФМ»
http://1cbo.kpfm.ru/, http://www.kpfm.ru/